Du machst ein Foto, lädst eine Datei hoch oder leitest eine Mail an deine Belegadresse weiter. Jede Datei bekommt einen Fingerabdruck: doppelt abgegeben? Dann sagen wir es dir, und nichts geht verloren. Jeder Beleg bekommt eine fortlaufende Nummer und bleibt ab jetzt unverändert.

Schiefe Fotos werden gerade gerückt und aufgehellt. PDFs werden seitenweise gelesen. E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) lesen wir direkt aus dem XML, das ist das rechtlich maßgebliche Original.

Aussteller, Anschrift, USt-IdNr., Datum, Rechnungsnummer, Beträge je Steuersatz, Zahlungsart, Positionen werden vorerfasst, mit einer Einschätzung, wie sicher jedes Feld ist.

Feste Regeln: Netto plus Umsatzsteuer gleich Brutto? Pflichtangaben nach § 14 UStG bei Rechnungen über 250 €? Datum plausibel? Aussteller bekannt? Doppelt? Jede Regel schreibt ihr Ergebnis auf.

Konto, Gegenkonto, BU-Schlüssel, in dieser Reihenfolge: feste Regel deines Buchhalters, dann wie beim letzten Beleg desselben Ausstellers, dann nach Kostenart. Die Quelle steht dabei.

Fehlt das Datum, ist der Betrag unleserlich oder sieht etwas privat aus, bekommst du einen offenen Punkt in der App. Du antwortest getippt oder gesprochen, und der Beleg geht damit zu deinem Buchhalter.

Dein Buchhalter sieht Beleg und Vorerfassung nebeneinander, ändert, was nötig ist, und bestätigt. Erst dann ist der Beleg „fertig“. Jede Änderung wird protokolliert.

Sind alle Belege eines Monats bestätigt, schließt dein Buchhalter den Monat ab. Danach ist er festgeschrieben; Nachzügler gehen in den nächsten Monat mit Vermerk.

DATEV-Buchungsstapel (EXTF), alle Belegbilder mit Belegnummer im Dateinamen, Übersicht als PDF, Belegliste mit Hashwerten. Dein Steuerberater lädt es mit eigenem Zugang herunter und kann dem Büro direkt antworten.