Leasy. Deine Buchhaltung in einer App.

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Fragen und Antworten

Kurz und ehrlich. Was hier fehlt, beantwortet dein Buchhalter im Chat.

Welche Belege soll ich abgeben?: Alles, was Geld kostet oder bringt: Rechnungen, Quittungen, Kassenbons, Gutschriften, Verträge mit Zahlungen. Im Zweifel abgeben; was nicht gebraucht wird, legt das Büro beiseite.; Belege
Wie fotografiere ich einen Bon richtig?: Flach hinlegen, bei Tageslicht, ganz im Bild, ohne Schatten vom Handy. Thermobons schnell abgeben, sie verblassen. Wenn etwas nicht lesbar ist, bekommst du eine Frage.; Belege
Was ist die Belegadresse?: Eine E-Mail-Adresse nur für deinen Betrieb. Leite Rechnungen dorthin weiter oder gib sie Lieferanten: Anhänge (PDF, Bild, E-Rechnung) werden automatisch zu Belegen.; Belege
Ich habe einen Beleg doppelt abgegeben.: Kein Problem. Gleiche Dateien erkennt Leasy am Fingerabdruck und legt die zweite beiseite. Ähnliche Belege (gleicher Betrag, gleiche Nummer) bekommt das Büro als Hinweis.; Belege
Was bedeutet „Frage an dich“?: Beim Prüfen fehlt etwas: das Datum, der Betrag, oder es ist unklar, ob der Einkauf privat war. Antworte unter „Was noch fehlt“ mit zwei Worten oder sprich es ein.; Belege
Kann ich einen Beleg nachträglich ändern?: Das Original bleibt immer, wie es abgegeben wurde (das verlangt das Gesetz). Angaben dazu, etwa Datum oder Kostenstelle, kann dein Buchhalter ändern; schreib ihm einfach.; Belege
Der Beleg ist weg. Was jetzt?: Erst beim Händler eine Kopie anfragen. Geht das nicht (Parkautomat, verloren), schreib unter „Abgeben“ einen Eigenbeleg: an wen, wann, wie viel, wofür und warum es kein Original gibt. Aus einem Eigenbeleg wird keine Vorsteuer abgezogen.; Belege
Darf ich Papierbelege nach dem Fotografieren wegwerfen?: Oft ja: Wer Belege nach einem festen, dokumentierten Ablauf vollständig und lesbar erfasst, darf das Papier meist vernichten (ersetzendes Scannen nach den GoBD). Es gibt Ausnahmen, etwa bei Zoll- oder bestimmten Originalurkunden. Frag dein Büro, bevor du anfängst wegzuwerfen. Eine E-Rechnung als XML ist selbst das Original.; Belege
Ich war mit Kunden essen. Was muss ich angeben?: Anlass und alle Personen am Tisch, auch dich, und unterschreiben. Leasy fragt das bei jeder Restaurantrechnung ab und legt die Angaben als PDF zum Beleg. Ort, Tag und Betrag stehen schon auf der Rechnung. Abziehbar sind dann 70 % (§ 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG).; Belege
Wie gebe ich Belege am Handy am schnellsten ab?: Foto direkt in Leasy, oder am Android-Handy über das Teilen-Menü: Leasy einmal „Zum Startbildschirm hinzufügen“, dann bei jeder PDF in der Mail oder jedem Foto „Teilen, Leasy“. Am iPhone geht das Teilen-Menü nicht, dort hilft die Belegadresse.; Belege
Die Miete steht jeden Monat „ohne Beleg“ da.: Richte unter „Mehr, Dauerbelege“ einen Dauerbeleg ein: Mietvertrag aus den Dokumenten wählen, Empfänger und Betrag angeben. Ab dann bekommt jede Abbuchung ihren Beleg von selbst.; Bank
Mein Kunde zahlt nicht.: In der überfälligen Rechnung „Zahlung anmahnen“: erst eine freundliche Zahlungserinnerung, dann Mahnung, dann letzte Mahnung, jeweils mit neuer Frist, als PDF und auf Wunsch per Mail. Ist der Kunde ein Unternehmen, darf ab der Mahnung die Pauschale von 40 € dazu (§ 288 Abs. 5 BGB).; Rechnungen
Ich schreibe jeden Monat dieselbe Rechnung.: Mach daraus eine Serie: in der Rechnung „Regelmäßig wiederholen“. Am Stichtag entsteht die nächste Rechnung mit dem richtigen Leistungszeitraum, als Entwurf oder gleich gestellt und gemailt.; Rechnungen
Kann ich vorher ein Angebot schicken?: Ja, unter „Mehr, Angebote“. Mit eigener Nummer, Gültigkeit und PDF. Sagt der Kunde zu, wird daraus mit einem Klick der Rechnungsentwurf.; Rechnungen
Wie mache ich einen Kassensturz?: Im Kassenbuch „Kasse zählen“: je Schein und Münze die Anzahl eintragen. Leasy vergleicht mit dem Bestand. Stimmt es nicht, gibst du kurz den Grund an, und die Differenz wird gebucht, nie einfach angepasst.; Kasse
Ich fahre mit meinem Privatauto zu Kunden.: Trag die Fahrten unter „Mehr, Fahrten“ ein. Stand 2026: 0,30 € je gefahrenem Kilometer für betriebliche Fahrten, 0,38 € je Kilometer einfache Strecke für den Weg zur Arbeitsstätte. Am Monatsende wird daraus ein Beleg.; Kosten
Wie viel verdiene ich eigentlich?: Unter „Mehr, Auswertung“: Einnahmen und Ausgaben je Monat, was bleibt, und wie viel Umsatzsteuer ans Finanzamt geht. Vorläufig, verbindlich ist der Abschluss deines Steuerberaters.; Überblick
Kann ich sehen, was eine Baustelle gekostet hat?: Ja, unter „Mehr, Projekte und Baustellen“. Belege am Beleg zuordnen, Rechnungen beim Schreiben. Die Projektnummer geht als Kostenstelle auch an den Steuerberater.; Überblick
Kann ich mein Bankkonto verbinden?: Heute lädst du den Kontoauszug als Datei hoch (Mehr, Verbindungen, Bankkonto). Eine direkte Verbindung geht nur über einen von der BaFin zugelassenen Kontoinformationsdienst; deine Bank-Zugangsdaten gibst du dann nur dort ein, nie in Leasy. Dein Büro schaltet das frei, sobald es eingerichtet ist.; Bank
Ich nutze Lexware Office. Geht das zusammen?: Ja. Unter Mehr, Verbindungen den API-Schlüssel aus Lexware einfügen. Dann gehen bestätigte Belege nach Lexware, und Leasy sieht dort, was bezahlt ist. Trennen geht jederzeit.; Bank
Kann ich die Fristen in meinen Kalender holen?: Unter Mehr, Verbindungen „Kalender-Abo einrichten“, dann „Im Kalender abonnieren“. Abgabefrist, Fälligkeiten und Serienrechnungen stehen dann im Kalender am Handy, mit Erinnerung am Vortag.; Überblick
Kann ich mit Leasy Rechnungen schreiben?: Ja. Kunden anlegen, Positionen eintragen, Entwurf prüfen, stellen. Du bekommst eine PDF mit allen Pflichtangaben und eine E-Rechnung (XRechnung). Die Rechnung landet automatisch als Beleg in deiner Buchführung.; Rechnungen
Was ist eine E-Rechnung und brauche ich sie?: Eine Rechnung als strukturierte Datei (XML), die Programme lesen können. Seit 2025 muss jeder Unternehmer sie empfangen können, ab 2027/2028 auch ausstellen (§ 14 UStG). Leasy macht beides, du merkst davon nichts.; Rechnungen
Ich habe eine Rechnung falsch gestellt.: Gestellte Rechnungen lassen sich nicht ändern, nur stornieren; die Nummer bleibt vergeben. Dann schreibst du eine neue. Das ist so gewollt: Rechnungsnummern müssen lückenlos sein.; Rechnungen
Kleinunternehmer: was ist anders?: In den Einstellungen „Kleinunternehmer nach § 19 UStG“ ankreuzen. Dann steht auf jeder Rechnung keine Umsatzsteuer und der Pflichthinweis dazu.; Rechnungen
Muss ich ein Kassenbuch führen?: Wenn du Bargeld einnimmst oder ausgibst, ja: täglich (§ 146 Abs. 1 AO). Leasy führt es mit laufender Nummer und Bestand nach jeder Buchung. Falsche Einträge werden storniert, nicht gelöscht.; Kasse
Die Kasse lässt keine Ausgabe zu.: Der Bestand kann nicht unter null fallen (Kassensturzfähigkeit). Prüf den Anfangsbestand in den Einstellungen und ob Einnahmen fehlen.; Kasse
Wie lade ich Kontoauszüge hoch?: Im Online-Banking „Umsätze exportieren“ als CSV, oder CAMT.053 als XML. Unter „Bank“ hochladen. Nichts wird an deine Bank gesendet; die Datei wird nur gelesen.; Bank
Was heißt „Zahlung ohne Beleg“?: Auf dem Konto gibt es eine Zahlung, zu der kein Beleg passt. Entweder fehlt der Beleg (bitte abgeben) oder er gehört nicht in die Buchführung (dann „Kein Beleg nötig“).; Bank
Was bekommt mein Steuerberater?: Jeden Monat ein Paket: Buchungsstapel im DATEV-Format, alle Belegbilder, eine Übersicht als PDF, die Belegliste. Er hat einen eigenen Zugang und kann zu jedem einzelnen Beleg eine Frage stellen.; Steuerberater
Macht Leasy meine Umsatzsteuer-Voranmeldung?: Nein. Das darf nur dein Steuerberater (§ 5 StBerG). Er bekommt dafür den fertigen Stapel und braucht deutlich weniger Zeit.; Steuerberater
Kann ich den Steuerberater wechseln?: Ja. Das Büro trägt die neue Kanzlei ein und lädt sie ein; alte Pakete bleiben abrufbar.; Steuerberater
Ich habe meine PIN vergessen.: Unter „Anderer Zugang“ auf der Startseite einen neuen Link per Mail anfordern. Danach kannst du unter „Mehr, PIN ändern“ eine neue setzen.; Zugang
Kann ein Mitarbeiter auch Belege abgeben?: Ja. Dein Buchhalter lädt weitere Personen ein, jede mit eigenem Zugang. Wer was abgegeben hat, steht im Protokoll.; Zugang
Gibt es eine App?: Leasy läuft im Browser und lässt sich auf dem Handy wie eine App installieren: im Browser „Zum Home-Bildschirm“. Kamera, Sprachnachrichten und Dateien funktionieren dort wie in einer App.; Zugang
Wo liegen meine Daten?: Auf einem Server in Deutschland. Belege sind unveränderbar und 8 Jahre aufbewahrt (§ 147 AO). Unter „Mehr“ kannst du jederzeit eine Auskunft über alle Daten als Datei laden.; Daten
Was passiert bei Kündigung?: Du bekommst einen vollständigen Export. Die Belege bleiben für die gesetzliche Frist abrufbar, danach werden sie gelöscht.; Daten
Was zählt als Beleg bei der Abrechnung?: Jede Datei, die ein Geschäftsvorfall ist. Doppelte und beiseitegelegte zählen nicht. Mehr Belege als im Paket kosten den Mehrpreis je Beleg, ohne Paketwechsel.; Preise
Gibt es eine Mindestlaufzeit?: Nein. Monatlich zum Monatsende kündbar. Das Startpaket wird einmalig berechnet und nicht erstattet.; Preise
Ich arbeite als Subunternehmer am Bau. Muss Umsatzsteuer auf die Rechnung?: Baust du für einen anderen Bauunternehmer, etwa einen Bauträger oder Handwerksbetrieb, schuldet meist er die Umsatzsteuer (§ 13b UStG). Setz beim Schreiben der Rechnung den Haken „Bauleistung an einen Bauunternehmer“: dann steht keine Umsatzsteuer drauf, dafür der Pflichtsatz „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“. Dein Kunde braucht eine USt-IdNr. Im Zweifel frag deinen Buchhalter.; Rechnungen
Ein Subunternehmer will eine Freistellungsbescheinigung von mir?: Andersrum: Lässt du andere Betriebe am Bau für dich arbeiten, brauchst du deren Freistellungsbescheinigung (§ 48b EStG). Ohne sie musst du ab 5.000 € im Jahr 15 % der Rechnung einbehalten und ans Finanzamt zahlen. Trag die Bescheinigungen unter „Mehr, Freistellungen“ ein; dort siehst du auch, bei wem noch eine fehlt.; Belege
Muss ich meine Kasse beim Finanzamt anmelden?: Ja, elektronische Kassen mit TSE seit 2025: binnen eines Monats nach Kauf (auch Miete oder Leasing) und nach dem Ausmustern, über Mein ELSTER. Trag die Kasse im Kassenbuch unter „Deine Kassen“ ein; Leasy zeigt die Angaben in der Reihenfolge des ELSTER-Formulars und erinnert an die Frist. Melden kann auch dein Buchhalter oder Steuerberater.; Kasse
Wie trage ich die Tageseinnahmen ein?: Im Kassenbuch unter „Tageslosung aus dem Z-Bon“: Bargeld zu 7 % und zu 19 % vom Tagesabschluss der Kasse, dazu die Bon-Nummer. Kartenzahlungen nicht mitzählen, die kommen über das Konto. Darüber siehst du, an welchen Geschäftstagen noch nichts steht; Ruhetage stellst du in den Einstellungen ein.; Kasse
Ich habe auf der Baustelle kein Netz.: Fotografier trotzdem in Leasy. Ohne Empfang merkt sich das Handy den Beleg und lädt ihn hoch, sobald wieder Netz da ist; oben steht so lange „wartet auf Netz“. Lass Leasy dafür offen oder öffne es später einmal.; Belege
Wie viel Umsatzsteuer muss ich zurücklegen?: Auf der Übersicht steht „Fürs Finanzamt zurücklegen“: Umsatzsteuer aus deinen Einnahmen minus Vorsteuer aus deinen Ausgaben, für den laufenden Monat oder das Quartal, mit dem Tag, an dem es fällig wird. Die genaue Zahl meldet dein Buchhalter mit der Voranmeldung.; Überblick
Woher weiß ich, ob eine Rechnung schon bezahlt ist?: Öffne den Beleg: Unter „Bezahlt vom Konto“ steht die Buchung mit Tag und Betrag. Ist noch keine zugeordnet, schlägt Leasy passende Zahlungen vor; ein Tipp auf „Ja“ ordnet sie zu.; Bank
Ich habe eine Aushilfe auf Minijob. Was muss ich aufschreiben?: Für jeden Arbeitstag Beginn, Ende und Dauer, spätestens sieben Tage danach. Unter „Mehr, Stunden“ trägst du das ein; Leasy warnt, wenn der Lohn unter dem Mindestlohn liegt (2026: 13,90 € je Stunde) oder der Monat über 603 € kommt, und macht den Stundenzettel als PDF für deinen Buchhalter.; Personal
Ich habe etwas bar bezahlt. Muss das ins Kassenbuch?: Ja, wenn das Geld aus der Ladenkasse kam. Öffne den Beleg und tippe „Ins Kassenbuch“; Betrag, Datum und Belegnummer kommen von selbst. Im Kassenbuch steht oben, welche Barbelege noch fehlen.; Kasse
Der Prüfer will mein Kassenbuch sehen.: Im Kassenbuch den Monat wählen und „Als PDF“ tippen: alle Buchungen mit laufender Nummer, Bestand nach jeder Buchung, Stornos und Kassenstürze.; Kasse
Was muss ich zum Jahresende erledigen?: Unter „Mehr, Jahresende“ steht eine Liste: Kontoauszüge bis 31.12., zu jeder Zahlung ein Beleg, Kasse am 31.12. zählen, Inventur, offene Rechnungen, Fahrten. Erledigtes ist abgehakt, jeder Punkt führt dorthin.; Überblick
Ich habe mein Handy verloren.: Melde dich an einem anderen Gerät an (Link per Mail) und geh in die Einstellungen, „Angemeldete Geräte“: dort das verlorene Handy abmelden. Wer fünfmal die falsche PIN eingibt, muss ohnehin einen neuen Link anfordern.; Zugang
Leasy fragt, ob mein Foto zu dunkel ist.: Vor dem Hochladen schaut Leasy kurz aufs Bild. Ist es sehr dunkel oder verwackelt, lieber noch einmal bei Licht und ruhig fotografieren; wenn es nicht besser geht, „Trotzdem abgeben“.; Belege
Wer kauft bei mir eigentlich am meisten, und bei wem ich?: Unter „Mehr, Auswertung“ steht, bei welchen Lieferanten du im Jahr am meisten ausgibst. Wer oft beim selben kauft, kann nach Rahmenpreis oder Skonto fragen.; Rechnungen